En el contexto de las bibliotecas, centros de documentación y otros servicios de información, herramientas e instrumentos documentales son aquellos que se utilizan en los procesos de tratamiento y recuperación de la información, con el fin de hacer posible su posterior transferencia para proporcionar el acceso a los usuarios.
Estas herramientas facilitan a los profesionales de la información, como intermedia- rios entre el documento y el usuario, la realización de una serie de operaciones documentales que tienen lugar durante el proceso que va desde la entrada del documento en el sistema, pasando por el análisis y tratamiento del mismo, hasta que llegan, de una forma u otra, al usuario.
El ajuste a la situación tecnológica actual, con la creciente producción de revistas digita- les, materiales multimedia, repositorios institucionales, libros electrónicos, redes sociales, digitalización de colecciones, etc., impone el abandono o la adaptación de algunas de las herramientas tradicionales y trae consigo la utilización de nuevos instrumentos para organizar, gestionar los contenidos informativos y poner a disposición del usuario todo tipo de materiales documentales, a la vez que se implantan nuevos usos –consulta de documentos desde dispositivos móviles, préstamo de textos y dispositivos electrónicos para la lectura, servicios de alerta personalizados de documentos de interés– y herra- mientas de búsqueda y recuperación de información, como metabuscadores, tesauros, autoridades de materias, taxonomías y ontologías, catálogos en línea, metadatos y nor- mas de catalogación RDA (Resource Description and Access, basadas en el modelo FRBR (Requisitos Funcionales para Registros Bibliográficos) para la descripción bibliográfica adaptadas al entorno digital y a todo tipo de contenidos y soportes.
En la actualidad los documentos electrónicos y sus contenidos suponen una herra- mienta de aprendizaje indiscutible para los estudiantes de cualquier nivel, lo que obliga, de un modo u otro, a que aquellos aprendan a gestionar de manera adecuada y eficaz la información que contiene este tipo de documentos, a almacenarlos, administrarlos, referenciarlos y transferirlos, conociendo, a su vez, los formatos en que se presentan. Resulta muy útil al respecto, para que los estudiantes puedan aplicar estos conocimientos a sus propios archivos, la propuesta didáctica que María Pinto Molina desarrolla en http://www.mariapinto.es/e-coms/index.htm.
Por otra parte, un ejemplo útil de herramienta de recuperación en línea es el Tesauro Europeo de la Educación, de triple autoría –Comisión de las Comunidades Europeas, Council of Europe y REDINED–, con listado sistemático y alfabético, caja de búsqueda y disponible en nueve lenguas, desde http://www.freethesaurus.info/redined/es/index.php.
Moreiro González, J. A. (2006), Conceptos introductorios al estudio de la información documental, Lima: Pontificia Universidad Católica del Perú; Salvador de Bahía: Universidade Federal da Bahia.
Múnera Torres, M. T. (2009), Las herramientas actuales de los procesos de organización documental,
Picco, P. y Ortiz, V. (2012), «RDA, el nuevo código de catalogación: cambios y desafíos para su aplicación», Revista Española de Documentación Científica, 35, 1, pp. 145-173, redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewArticle/727.
Pinto Molina, M. (2012), Gestión de los contenidos electrónicos, E-COMS, Electronic Content Management Skills, www.mariapinto.es/e-coms/index.htm .